Aviso sobre Prácticas de Privacidad

Este aviso describe cómo la información sobre su salud puede utilizarse y compartirse, y cómo usted puede tener acceso a ella. Por favor, léalo con atención.

El proteger la información sobre su salud es importante para nosotros. La ley estipula que debemos mantener privada su información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés), proporcionarle un aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información de salud protegida, cumplir con los términos actuales del presente aviso e informar a las personas afectadas después de experimentar una infracción o inseguridad en su información de salud protegida.

VCU Health, se reserva el derecho a cambiar los términos de este aviso en cualquier momento. Cualquier cambio que se realice se aplicará a toda la información sobre su salud archivada por VCU Health. En caso de realizar cambios a este aviso, el nuevo aviso se publicará y se proporcionará una copia por escrito a quienes lo soliciten. El aviso también se publicará en nuestro sitio web.

Cómo se puede usar y divulgar la información sobre su salud sin su permiso:

Tratamiento: VCU Health puede utilizar su información para brindarle tratamiento o servicios. Los médicos, enfermeros y otras personas que cuidan de usted pueden compartir su información médica para proporcionarle los tratamientos o servicios necesarios, como radiografías, análisis de laboratorio o terapia. A veces, esto implica hablar con profesionales médicos que no son parte de VCU Health, como el personal de asilos de ancianos, terapeutas y trabajadores médicos a domicilio. Es posible que, en casos de emergencia, tengamos que compartir su información médica con personas que no son parte de la atención médica. Puede que también nos comuniquemos con usted para recordarle su próxima cita, o hablarle sobre tratamientos alternativos y beneficios relacionados con la salud y servicios que pueden ser de interés para usted.
Pago: Podríamos utilizar o divulgar su información médica para obtener el pago por el tratamiento y servicios que le brindamos. Puede que también nos comuniquemos con su compañía de seguro para averiguar los servicios que incluye su plan médico, obtener autorización previa para ciertos tratamientos o servicios y hablarles sobre su tratamiento para asegurarnos de que esté incluido en la cobertura.
Funciones de la atención médica: Podríamos utilizar y compartir su información médica para el funcionamiento de nuestras instalaciones y, de esta manera, garantizar que todos nuestros pacientes estén recibiendo una atención de calidad o evaluar la calidad del cuidado que nuestro personal le brindó. Podríamos utilizar su información médica para evaluar áreas en las cuales podemos realizar mejoras o encontrar maneras mejores de brindar servicios de atención médica. También podríamos utilizar la información médica para garantizar que nuestros profesionales médicos cuenten con las habilidades y cualificaciones adecuadas para el puesto que ocupan. Podríamos compartir información con estudiantes y profesionales con propósitos de revisión y educación. También podríamos utilizar la información médica con fines de planificación empresarial o divulgarla a abogados, contadores, consultores y a otras personas que participan en las actividades de VCU Health y verifican que estamos cumpliendo con la ley.

Otros usos y divulgaciones de su información médica que no requieren su permiso:

Exigido por la ley: Cuando la ley federal y estatal lo ordena.
Salud pública: Para actividades de salud pública que abarcan la retirada de productos, el control y prevención de enfermedades, lesiones, o para informar de acontecimientos de suma importancia tales como nacimientos o muertes.
Maltrato, negligencia, violencia doméstica: Avisar a las autoridades u otras agencias en caso de que sospechemos que un/una paciente ha sido víctima de maltrato, negligencia o violencia doméstica.
Supervisión de la salud: Para actividades de supervisión de la salud, tales como auditorías, investigaciones, licencias y acreditaciones de agencias (por ejemplo, los centros para los servicios de Medicaid y Medicare).
Procedimientos judiciales, demandas, procedimientos administrativos y otras acciones judiciales: En un procedimiento judicial, si la petición para la información médica llega por medio de una orden judicial o tribunal administrativo. La información sobre su salud también puede ser divulgada en respuesta a una citación u otro procedimiento judicial.
Autoridades: En caso de que las autoridades o la ley lo ordenen, puede que divulguemos información médica en los siguientes casos:
- para denunciar ciertas heridas o lesiones físicas si lo requiere la ley;
- para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo o persona desaparecida;
- sobre una presunta víctima de un delito de quien, bajo ciertas circunstancias limitadas, no nos es posible obtener la autorización de esa persona;
- sobre una muerte que se sospeche ser el resultado de una conducta delictiva;
- sobre alguna conducta delictiva en VCU Health; y
- en caso de una emergencia médica, para denunciar un delito, para la ubicación del delito o de las víctimas, o de la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito.
Forenses, directores de funeraria, médicos forenses: A directores de funeraria dentro de lo necesario, y a forenses y médicos forenses para identificar a un difunto, para determinar la causa de muerte y realizar otras funciones autorizadas por la ley. 
Donación de órganos y tejidos: Para asistir con la donación, adquisición y trasplante de órganos, ojos y tejidos, si usted ha decidido ser donante.
Investigación: A veces puede divulgarse la información sobre su salud con fines de investigación. Toda investigación de este tipo debe ser aprobada a través de un proceso formal antes de utilizar o divulgar cualquier información. Su información puede utilizarse para encontrar pacientes con características o enfermedades específicas para un estudio de investigación. La información examinada en preparación para la investigación se mantendrá bajo el control de VCU Health.
Amenazas: Para detener o reducir una amenaza seria a su vida y seguridad o a la salud y seguridad de otra persona.
Seguridad nacional y fuerzas armadas: A funcionarios del gobierno nacional para la seguridad nacional y actividades de inteligencia o, bajo ciertas circunstancias, a las autoridades militares, si usted es miembro de las fuerzas armadas.
Funciones gubernamentales especializadas: funcionarios del gobierno para investigaciones especiales o para proteger al presidente de los Estados Unidos, otras personas autorizadas o jefes de estado extranjeros.
Compensación del trabajador: Para compensación del trabajador, para proporcionar información y poder procesar su reclamación.

VCU Health puede utilizar o divulgar su información médica de las siguientes maneras, salvo que usted se oponga:

En el directorio de las instalaciones: Incluye su información general en el directorio de personas que se encuentran en VCU Health. La información puede incluir su nombre, ubicación en el hospital, condición descrita en términos generales y afiliación religiosa. La información en el directorio, con la excepción de su afiliación religiosa, será divulgada a personas que pregunten por su nombre. Su afiliación religiosa puede darse a miembros del clero, aunque no pregunten por su nombre. Para que su información no se incluya en el Directorio de instalaciones, comuníquelo a un miembro del equipo de admisión o a su equipo de atención médica.
Coordinación de la atención: Divulgar su información médica con un familiar, otro pariente, amigo o cualquier persona que usted decida si están involucrados en su atención o en el pago relacionado a su atención. Para que su información no se incluya en el Directorio de instalaciones, comuníquelo a un miembro del equipo de admisión o a su equipo de atención médica.
Notificación de la ubicación: El uso o divulgación de su información para proporcionar la notificación de su ubicación, condición general o muerte a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su cuidado o para asistir en una catástrofe.
Recaudación de fondos: Compartir información sobre usted y comunicarle acerca de actividades para recaudar fondos para ampliar y apoyar los servicios de salud, la educación e investigación para VCU Health a menos que usted decida no participar. Usted puede optar por rechazar comunicados sobre recaudación de fondos de VCU Health llamando al 1-844-445-9126 o enviando un correo electrónico a FundraisingOptOut@vcuhealth.org
Intercambios de información médica: VCU Health participa en uno o más intercambios de información, (HIEs, por sus siglas en inglés) incluido el Marco de Intercambio de Confianza y Acuerdo Común (TEFCA), un programa nacional que permite compartir de forma segura información médica a través de redes de información médica cualificadas (QHIN).

Estos intercambios permiten que su información médica se comparta electrónicamente con médicos y otros proveedores e instalaciones involucrados en su atención médica para apoyar la continuidad y coordinación de la atención. Su información médica se compartirá de acuerdo con las leyes estatales y federales, los requisitos de la TEFCA y este Aviso.

Utilizamos medidas de salvaguardia estándar del sector, incluidos controles de seguridad basados en el NIST, para proteger su información. Tiene derecho a optar por rechazar el HIE. Puede obtener el formulario de exclusión del HIE en el sitio web de VCU Health o en el Departamento de Gestión de Información Médica. Solo tiene que completar el formulario de exclusión y enviarlo por correo postal, correo electrónico o fax a:

VCU Health Department of Health Information Management Box 980679
Richmond, VA 23298-0679
Email: HIM-admin-fax@vcuhealth.org
Fax: 804-828-5059
Número de teléfono: 804-828-5501

Por favor tenga en cuenta que, si decide rechazarlo, los proveedores no podrán obtener su información del Intercambio de Información médica, así que la obtendrán por otros medios, como fax o correo.

Otros usos y divulgaciones de su información médica que no requieren su permiso por escrito incluyen los siguientes:

La mayoría de los usos y divulgaciones de notas de psicoterapia y notas de asesoramiento sobre trastornos por consumo de sustancias.
Usos y divulgaciones para propósitos de mercadotecnia. Esto no aplica a:
- comunicación en persona;
- cuando se entrega un regalo promocional de valor nominal;
- recordatorios de resurtidos o notificaciones sobre un medicamento recetado actualmente, siempre y cuando cualquier dinero recibido sea solo para cubrir los gastos de mano de obra, suministros y sellos postales o
- notificaciones de promoción de la salud en general que no promocionan un producto o servicio de un proveedor específico.
Divulgaciones que constituyen la venta de su información médica bajo la ley aplicable.
La ley de Virginia permite a los menores tomar sus propias decisiones sobre atención médica y controlar quién puede ver la información médica relevante en determinadas situaciones de tratamiento. Dichas situaciones requerirán la autorización del menor que solicite el tratamiento.

No usaremos ni compartiremos su información aparte de lo ya descrito en este aviso a menos que obtengamos su permiso por escrito. Usted puede revocar su autorización por escrito para el uso o divulgación de su información médica, con la excepción de acciones que ya se hayan realizado en base a la autorización que usted proporcionó. Su petición debe ser por escrito y dirigida a: Health Information Management, Post Office Box 980679, Richmond, Virginia 23298.

Expediente de trastornos por consumo de sustancias

Si recibimos y conservamos cualquier información sobre su trastorno por consumo de sustancias que esté protegida por la Parte 2 (denominada registros de la Parte 2), solo podremos utilizar y compartir dichos expedientes según lo permitido por las normas de la Parte 2. En la mayoría de los casos, la Parte 2 exige su consentimiento antes de que podamos utilizar o compartir sus registros de la Parte 2. Solo hay unas pocas excepciones, como emergencias médicas, investigaciones y auditorías o evaluaciones. Por ejemplo, si recibimos sus expedientes de la Parte 2 porque usted ha dado su consentimiento para que se utilicen y divulguen con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, podemos utilizar y divulgar sus expedientes de la Parte 2 para cualquier fin permitido por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), tal y como se describe en este Aviso. Sin embargo, no podemos utilizar estos expedientes en su contra en ningún procedimiento civil, administrativo, penal o legislativo, a menos que usted dé su consentimiento específico o lo ordene un tribunal. Una orden judicial que autorice dicho uso debe ir acompañada de una citación u otro requisito legal que exija la divulgación. La Parte 2 no se aplica a los informes de sospecha de maltrato o negligencia infantil. Tampoco utilizaremos ni divulgaremos sus expedientes de la Parte 2 para nuestra propia recaudación de fondos sin antes darle la oportunidad de optar por no recibir dichas comunicaciones.

Ciertos expedientes médicos relacionados con el tratamiento de trastornos por consumo de sustancias están protegidos por la ley federal en virtud de los artículos 42 USC 290dd-2 y 42 CFR Parte 2 (denominada «Parte 2»). Si recibe atención por un trastorno por consumo de sustancias de uno de nuestros programas de la Parte 2, su proveedor del programa de la Parte 2 le proporcionará un aviso por separado en el que se explican estas protecciones.

Sus derechos respecto a su información médica

Usted tiene los siguientes derechos respecto a su información médica. El individuo que usted asigne como su representante personal o con autoridad legal para tomar decisiones de atención médica por usted, puede también ejercer estos derechos en su nombre, excepto bajo ciertas circunstancias.

Acceso a su expediente médico: Tiene el derecho a ver u obtener una copia de su información médica. Puede que en ciertas situaciones esto no sea posible. Además, puede que se le pida pagar una comisión de un gasto razonable por copias de su expediente médico. Contacte al Departamento de Gestión de Información de la Salud para averiguar cómo hacerlo.
Registro de auditoría: La ley de Virginia le otorga el derecho, cuando lo solicite específicamente, a recibir un registro de auditoría que muestre ciertos cambios realizados en su expediente médico.
Acceso a su expediente médico: Tiene el derecho a pedir una enmienda o adición si usted cree que la información en su expediente médico está incorrecta o incompleta. Dirija su petición escrita al Departamento de Gestión de Información de la Salud e incluya la razón por la que está pidiendo el cambio de información. En algunas circunstancias, VCU Health puede que no cumpla con su petición. Si esto ocurre, le informaremos los motivos por los que no hemos realizado los cambios. Lo haremos por escrito y le explicaremos los demás derechos que le correspondan en ese momento.
Lista de divulgaciones: Tiene el derecho a recibir una lista de las divulgaciones de información médica de los seis años previos a la fecha de su petición. Incluiremos todas las divulgaciones excepto la de tratamiento, pagos y operaciones de atención médica, y otras divulgaciones (como las que usted nos pidió hacer). Usted tiene el derecho a recibir una lista gratuita en un periodo de 12 meses.  Habrá una comisión con un gasto razonable por más de una lista en un periodo de 12 meses.
Solicitar restricciones: Tiene el derecho a pedir que no compartamos cierta información médica para el tratamiento, pagos u operaciones de atención médica. VCU Health no está obligado a aceptar su petición. Si aceptamos, puede que compartamos información si fuera necesario para proporcionarle cuidado de emergencia. También puede solicitar que la información no sea compartida con su seguro médico por motivos de pago u operaciones de atención médica. Se requiere aceptar si usted, o alguien en su nombre, ha pagado por los artículos o servicios que usted pagó en parte y en su totalidad, a menos que la ley requiera que compartamos esa información.
Comunicación alternativa: Tiene el derecho a solicitar que comunicaciones, como por correo postal o recordatorios de VCU Health se envíen de forma confidencial; por ejemplo, a una dirección o número de teléfono alternativos. Aceptaremos las solicitudes que sean razonables.
Notificación de infracciones: Si su información médica se ve afectada por una infracción de datos, se lo notificaremos sin demoras injustificadas, tal y como exige la legislación de Virginia.
Copia del aviso: Tiene derecho a recibir una copia en papel de este Aviso, incluso si ha acordado recibir este Aviso electrónicamente.
Presentar una queja formal: Tiene derecho a presentar una queja con VCU Health o el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. si cree que sus derechos de privacidad han sido violados. Para presentar una queja con VCU Health, por favor comuníquese con VCU Health:

VCU Health Compliance Services Box 980471
Richmond, VA 23298-0471
Número de teléfono: 804-828-0500 o 1-800-620-1438
Correo electrónico : privacyoffice@vcuhealth.org

Si usted decide presentar una queja, no tomaremos ninguna represalia en contra suya. Si quisiera tener más información sobre sus derechos o sobre los usos y divulgaciones de su información médica, puede comunicarse con el Departamento de Servicios de Conformidad de VCU Health.

Esta revisión del aviso entra en vigor a partir del 16 de febrero de 2026.